Case Study: Virtual Berlin Buzzwords im Juni 2020 in Berlin

Einleitung

Als Veranstalter*innen können wir uns nicht darauf verlassen, Events bald wieder in gewohnter Form durchzuführen. Deshalb brauchen wir neue Konzepte, wie wir die Zeit der Kontaktbeschränkungen z.B. mit virtuellen Veranstaltungen und Konferenzen überbrücken können.

Die große Kunst ist es, die uns liebgewonnenen persönlichen Kontakte in virtuelle Events zu übertragen und gleichzeitig während der gesamten Veranstaltung ein gemeinsames Feeling zu schaffen. So verschieden die Events schon immer waren, umso unterschiedlicher werden die neuen Konzepte aussehen.

Ausgangslage

Diese Herausforderung hat die re:publica am 7. Mai 2020 mit der re:publica im digitalen Exil erfolgreich angenommen und wir werden die Erfahrungen mit diesem Prototypen und unsere dabei gewonnenen Learnings für zukünftige Projekte nutzen. 

Im Juni gehe ich mit dem Plain Schwarz Team eine ähnliche Herausforderung an: vom 7. bis zum 12. Juni werden wir die Berlin Buzzwords vollständig virtuell durchführen. 

Seit mehr als 10 Jahren beschäftigt sich die Berlin Buzzwords mit den praktischen Fragen rund um Big Data. Jährlich treffen sich internationale Entwickler*innen in Berlin, um neue Tools und Herausforderungen bei der Speicherung, Verarbeitung, der Übertragung sowie dem Durchsuchen dieser großen Datenmengen zu diskutieren. Natürlich alles auf Open Source basierenden Technologien. Bei der Buzzwords geht es um praktische Anwendungen und Lösungskonzepte, die in Talks und Workshops besprochen und weitergegeben werden.

Vorüberlegungen

Voraussetzungen

Für die Übertragung der Konferenz ins Netz gibt es drei zentrale Anforderungen: 

  1. Als Unterstützer*innen von Open Source ist es uns wichtig, soweit möglich, offene Tools für die Übertragung und Durchführung der Konferenz zu nutzen.
  2. Auch auf der virtuellen Berlin Buzzwords stehen der direkte Austausch, Wissensvermittlung und Networking im Vordergrund.
  3. Die Konferenz richtet sich an ein internationales Publikum. So kommen die Sprecher*innen aus Europa, Amerika und Asien, was vor allem bei der Programmplanung berücksichtigt werden muss.

Das Programm

Das Herzstück einer jeden Konferenz ist das Programm. Mit ihm steht und fällt ihr Erfolg. Es lockt Teilnehmer*innen an und bildet die Grundlage für Diskussionen auf der Konferenz. 

Für die Gestaltung des Programms einer virtuellen Konferenz lassen sich wiederum drei Herausforderungen identifizieren:

  1. In dieser besonderen Situation haben wir nicht die ungeteilte Aufmerksamkeit des Publikums. Statt sich aus dem Berufsalltag herauszuziehen und vor Ort zu treffen, sind die Teilnehmer*innen höchstwahrscheinlich im Home Office und haben neben der Konferenz berufliche und private Verpflichtungen.
  2. Beginn und Ende der Konferenz sollten dem internationalen Publikum Rechnung tragen. Dh. in die Planungen müssen die verschiedenen Zeitzonen berücksichtigt werden, in denen die Besucher*innen wohnen.
  3. Sollte es auch im digitalen Raum neben dem Programm ausreichend Platz für den zwischenmenschlichen Austausch bleiben.

Die Tools

Bisher gibt es kein digitales Konferenzsystem, das alle Aspekte vom Ticketing, über Partner*innen-Einbindung, dem Streaming bis hin zum Networking abbildet. Aus diesem Grund gliedert sich unser Setup in verschiedene Tools auf. Die Schwierigkeit liegt insbesondere darin, dass wir einerseits ein vielfältiges Programm bieten und einen offenen Austausch ermöglichen wollen, der Zugriff aber auf angemeldete Teilnehmer beschränkt bleiben soll.

Unser Setup bilden deshalb die folgenden Tools:

Das Konzept

Aus der dreitägigen Konferenz plus Barcamp wurden sechs Tage mit jeweils etwa vier Stunden Programm. Um eine wahrhaft internationale Konferenz zu gestalten und dem globalen Publikum gerecht zu werden, startet das Programm um 16:30 Uhr CET und endet gegen 21:00 Uhr CET. Dies ermöglicht Interessierten von Indien über Europa bis zur Westküste der USA die Teilnahme an der virtuellen Berlin Buzzwords.

Für ein möglichst vielfältiges Programm schlossen wir uns mit zwei befreundeten Konferenzen zusammen, dem MICES Mix-Camp E-Commerce und der Haystack The Search Relevance Conference. Gemeinsam können wir unsere Kräfte bündeln und eine starke digitale Konferenz für ein anspruchsvolles Publikum stemmen.

Das Hauptprogramm setzt sich aus Vorträgen, Panels sowie Fragerunden und exklusiven Workshops zusammen. Begleitet wird es von einem offenen Rahmenprogramm, bestehend u.a. aus digitalen Aktionen, AMAs (Ask me Anything) oder virtuellen Barrunden. Von einem Studio in der Kulturbrauerei Berlin aus, dem langjährigen Venue der Berlin Buzzwords, leiten Moderator*innen durchs Programm.

Den Austausch und das Networking ermöglichen wir z.B. durch Fragerunden nach den Vorträgen, in denen Teilnehmer*innen gemeinsam mit den Sprecher*innen über die Themen des Vortrags diskutieren und sich vernetzen können. Darüber hinaus bringt Brella Teilnehmende mit ähnlichen Interessen und Themen mithilfe seines Matchmaking-Prozesses zusammen. Damit überbrücken wir die fehlenden zufälligen Begegnungen in den Pausen, auf den Gängen oder beim Lunch. Informelle Get-Togethers schaffen wir mit dem Rahmenprogramm. 

(Zwischen-) Fazit

Auch wenn sich unser Setup in viele unterschiedliche Tools zergliedert, bin ich zuversichtlich, dass sich da in näherer Zukunft noch viel auf Open-Source-Basis weiterentwickeln und professionalisieren wird. Wir stehen am Anfang einer ganzen Reihe virtueller und digitaler Konferenzen, die auch über die Coronazeit hinaus relevant bleiben.

Als Organisator*innen der Berlin Buzzwords sind wir froh, mit der MICES und Haystack zwei starke Programmpartner an unserer Seite zu haben. Ebenso dankbar sind wir für das Vertrauen, das unsere Berlin Buzzwords-Partner weiterhin in uns und die neue virtuelle Konferenz haben. An dieser Stelle ein großes Danke an Salesforce, Bloomberg Engineering, inovex, Sparheld.de, dem AI Monday von Berlin Partner sowie die Open Source Business Alliance

Auch bei der vBuzz handelt es sich um einen Prototypen aus dem wir viele neue Erkenntnisse ziehen werden. Darüber werde ich nach der ersten digitalen Berlin Buzzwords gerne berichten.